Accueil et recrutement d’un stagiaire

Les missions confiées doivent présenter un intérêt pédagogique pour le stagiaire et un intérêt opérationnel pour le service, afin de lui permettre d’acquérir des compétences en lien avec sa formation et de rédiger un rapport de stage.

Attention :

• Un stage ne peut en aucun cas remplacer un emploi permanent, ni compenser l’absence d’un agent, ni répondre à un accroissement temporaire d’activité.
• Un délai de carence doit être respecté entre deux stages portant sur une même mission : il correspond à 1/3 de la durée du stage précédent.

1. L’offre de stage

Avant toute diffusion, la fiche de poste doit être transmise par le chef de service au service des ressources humaines (SRH) afin d’en vérifier la cohérence.

Une fois validée, l’offre peut être diffusée :

• Sur le site de l’École et les réseaux sociaux, par la Direction de la communication et du développement ;
• Sur les plateformes ProfilCulture ou PASS, par le SRH ;
• Auprès des établissements de formation (universités, AFPA, écoles, etc.).

2. Sélection des candidats

Le processus de sélection comprend les étapes suivantes :

• Réception des candidatures (par le chef de service recruteur ou par le SRH) ;
• Présélection sur dossier ;
• Entretiens de recrutement (en présentiel ou en visioconférence).
  
  Le SRH peut participer aux entretiens à la demande du chef de service.

Le SRH contacte l’étudiant sélectionné, qui doit transmettre sa convention de stage au plus tard à J-15 avant le début du stage.

La convention doit obligatoirement préciser :

• Les dates et la durée du stage :
  o Temps complet ou partiel ;
  o Continu ou discontinu ;
  o Durée maximale : 6 mois ou 924 heures.
   
• Le télétravail :
  o 1 journée maximum par semaine (sauf avis médical contraire).
   
• La gratification (obligatoire au-delà de 2 mois de stage) :
  o Montant minimal : 4,50€ / heure (soit 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale).
   
• Les avantages :
  o Prise en charge à 75 % des frais de transport ;
  o 2 jours de congés par mois au-delà de deux mois de stage.
   
• Les missions confiées, les coordonnées des parties, ainsi que l’ensemble des mentions réglementaires.
  
  La convention doit être signée par toutes les parties avant l’arrivée du stagiaire.

Au plus tard 10 jours avant le début du stage (J-10), l’étudiant transmet au SRH les documents suivants :

• Copie de la pièce d’identité ;
• RIB ;
• Attestation d’abonnement de transport.

Le tuteur assure l’accueil du stagiaire et se rapproche du SRH afin de :

• Faire créer une carte d’accès ;
• Procéder à l’inscription au CROUS, le cas échéant.

Accès numériques et poste de travail

La création de la carte d’accès par le SRH déclenche, le cas échéant, la création d’un compte numérique pour le stagiaire, comprenant :

• Une adresse e-mail professionnelle en @ensad.fr ;
• Un identifiant de connexion unique, transmis sur l’adresse e-mail personnelle du stagiaire.

Après activation et première connexion, le stagiaire peut accéder aux outils numériques de l’établissement, notamment :

• Le webmail
• L’intranet
• Les espaces et services liés à sa session utilisateur
• Un accès au serveur partagé et du service (selon droits accordés).

À partir de la confirmation de création du compte, il appartient au tuteur de contacter le service informatique en envoyant un e-mail à support@ensad.fr afin de :

• Confirmer la création du compte du stagiaire ;
• Demander la préparation et la configuration d’un poste de travail opérationnel ;
• Préciser les droits d’accès aux dossiers du serveur
• Préciser les logiciels et outils nécessaires aux missions confiées ;
• Demander le raccordement aux systèmes d’impression ;
• Activer, le cas échéant, les accès collaboratifs (Microsoft Teams, espaces partagés, etc.).