Déplacements et missions

Pour qui ?

Cette page s’applique aux :

• personnels administratifs et techniques,
• enseignant.es et chercheur.es,
• élèves et étudiant.es chercheur.es,
• intervenants extérieur.es missionné.es par l’École.

Lorsque des règles spécifiques s’appliquent (notamment pour les élèves), elles sont précisées dans des encadrés dédiés.

Définition
Est en mission toute personne qui se déplace pour l’exécution du service hors de sa résidence administrative (ville de Paris) et hors de sa résidence familiale (commune de domicile).

Attention

• Seuls les déplacements ayant fait l’objet d’un ordre de mission préalable, signé par la direction de l’École, ouvrent droit à une prise en charge assurantielle et financière.
• Sans ordre de mission signé, aucun remboursement ni couverture n’est possible.

À distinguer

• Les déplacements professionnels (individuels ou collectifs), qui sont explicités dans cette page
• Les voyages pédagogiques, qui relèvent d’une organisation spécifique et doivent être validés par la commission bi-annuelle des voyages pédagogiques.

Un déplacement collectif concerne un groupe d’élèves ou d’agents, encadré par un ou plusieurs personnels de l’École.

Démarches avant le départ
Délai : J-15 ouvrés minimum avant le départ 

1. Le référent / encadrant du déplacement renseigne le formulaire de demande de mission et le transmet au service financier. Il veille à compléter l’ensemble des champs, notamment ses coordonnées en tant qu’encadrant sur place.
2. Le service financier vérifie l’accord préalable du responsable hiérarchique concerné.
3. Le service financier transmet l’ordre de mission collectif à la direction pour signature.
4. Une fois l’ordre de mission signé, le service financier procède aux réservations de transport et d’hébergement, le cas échéant, via l’agence prestataire de l’École.
5. L’encadrant reçoit l’ordre de mission collectif ainsi que l’ensemble des documents nécessaires (billets, vouchers, etc.).

Après le retour – frais de l’encadrant

Certains frais engagés par l’encadrant peuvent être pris en charge (transports en commun, repas exceptionnels, etc.), dans le cadre strict de l’ordre de mission.

1. L’encadrant transmet par voie dématérialisée au service financier l’ensemble des justificatifs lisibles.
2. Le service financier établit l’état de frais, soumis à la signature de l’encadrant puis du chef du service financier pour mise en paiement.

Le détail des frais éligibles et des plafonds applicables est précisé dans la procédure de référence et dans le tableur en annexe.

Un déplacement individuel concerne une personne missionnée à titre personnel (agent.e, enseignant.e, chercheur.e, intervenant.e extérieur, élève dans certains cas précis).

Démarches avant le départ

Délai : J-8 ouvrés minimum avant le départ

1. Le missionné renseigne le formulaire de demande de mission et le transmet au service financier.
2. Le service financier vérifie l’accord préalable du responsable hiérarchique
3. Le service financier transmet l’ordre de mission individuel à la direction pour signature
4. Après signature, le service financier effectue, le cas échéant, les réservations de transport et d’hébergement via l’agence de voyages.
5. Le missionné reçoit son ordre de mission et l’ensemble des documents nécessaires.

Après le retour – remboursement des frais

1. Le missionné transmet au service financier :
   - les justificatifs de dépenses,
   - l’état de frais complété,
   - un RIB si nécessaire.
2. L’état de frais est signé par le missionné puis validé pour mise en paiement.

Principe général

Les réservations de transport et d’hébergement sont centralisées par le service financier dans le cadre du marché voyagiste de l’École.

Réservations effectuées par la personne missionnée

Par exception, certaines réservations peuvent être effectuées directement par la personne missionnée.
Dans ce cas, les frais peuvent être remboursés :

• au réel, sur présentation des justificatifs,
• ou au forfait, selon la réglementation en vigueur.

Avance sur frais de mission

Afin d’éviter l’avance de fonds personnels :

• Une demande d’avance peut être effectuée en même temps que la demande de mission.
• L’avance est accordée par la direction, dans les limites réglementaires :
  - jusqu’à 75 % du montant estimé des frais en France et Outre-mer,
  - jusqu’à 100 % pour les missions à l’étranger.
• Toute avance supérieure aux frais réels devra être remboursée.