Organiser un voyage pédagogique

Un voyage pédagogique est conçu comme un temps d’enseignement hors les murs, venant compléter les enseignements dispensés à l’École. Son objectif est d’enrichir la formation artistique et intellectuelle des étudiant·es par une immersion dans un contexte géographique, culturel ou institutionnel en lien direct avec les objectifs pédagogiques du cours ou du secteur.

Chaque voyage repose sur un projet pédagogique structuré, explicitant les intentions, le programme, les modalités d’encadrement et les apports attendus pour les étudiant·es. Il peut être porté par un·e enseignant·e seul·e ou être mutualisé entre plusieurs secteurs, et inclure des workshops, des expositions croisées ou des rencontres avec des partenaires culturels, artistiques ou académiques.

Tout voyage pédagogique s’inscrit obligatoirement dans le cadre défini par l’École et doit être validé par la Commission des voyages pédagogiques.

Les voyages pédagogiques sont encadrés par un·e enseignant·e de l’École, responsable du projet et de son suivi. Ils doivent impérativement faire l’objet d’un dépôt de dossier et d’une validation par la Commission pour pouvoir bénéficier de l’enveloppe financière dédiée.

L’École alloue chaque année un budget spécifique aux voyages pédagogiques. Celui-ci peut, le cas échéant, être complété par des financements de secteur, des partenariats ou du mécénat. Les projets réalisés hors validation de la commission ne peuvent mobiliser cette enveloppe et sont alors financés exclusivement sur les crédits des secteurs concernés.

Dans le cadre de sa démarche éthique et responsable, l’École accorde une attention particulière à l’impact écologique des déplacements. Les destinations de proximité, les voyages en Europe et le recours aux mobilités douces, notamment le train, sont privilégiés.

La Commission des voyages pédagogiques est l’instance chargée d’examiner et de valider les projets de voyages d’études proposés par les enseignant·es. Elle se réunit deux fois par an et évalue les projets au regard de leur intérêt pédagogique, de leur faisabilité organisationnelle et budgétaire, ainsi que de leur impact environnemental.

Conformément à l’article 33 du règlement des études, la commission est présidée par le·la directeur·rice de l’École. Elle réunit la direction des études, la personne en charge de l’international, un·e représentant·e du service finance et achats, ainsi qu’un·e enseignant·e désigné·e par la direction.

Les projets sont examinés dans une logique d’équité entre les secteurs et en cohérence avec les engagements éthiques et écoresponsables de l’École.

La commission examine les projets pour le semestre à venir selon :

• l’intérêt pédagogique ;
• la cohérence du projet ;
• le budget ;
• l’équité entre secteurs (priorité aux secteurs sans voyage récent) ; 
• l’impact écologique (train, Europe, réduction de l’empreinte carbone).

Les décisions sont communiquées par mail aux enseignant·es et étudiant·es.

Étudiant·es éligibles

Peuvent participer :

• les étudiant·es régulièrement inscrit·es à l’École.

Ne peuvent pas participer :

• les étudiant·es en échange (mobilité sortante) ;
• les étudiant·es de 6e année ;
• les étudiant·es en année de césure.

Encadrement

• Par principe : 1 accompagnateur.
• Jusqu’à 2 accompagnateurs si le voyage est mutualisé et dépasse 15 étudiant·es.
• Les accompagnateurs extérieurs à l’École ne sont pas pris en charge.

Durée

• Durée maximale : 12 jours.
• Au-delà de 8 jours, le voyage doit inclure une semaine de vacances scolaires.
• Les dates doivent éviter les périodes d’examens, diplômes et admissions.

La prise en charge financière des enseignant·es encadrant·es dépend du cadre dans lequel s’inscrit le voyage pédagogique. Deux situations sont possibles : une prise en charge au titre du programme Erasmus+ ou une prise en charge sur le budget de l’École.

1/ Prise en charge dans le cadre d’Erasmus+

Lorsque le voyage inclut, dans la mesure du possible, une visite ou une collaboration avec un établissement partenaire de l’École à l’étranger, la mobilité de l’enseignant·e encadrant·e peut être prise en charge par le programme Erasmus+.

Dans ce cas, la bourse Erasmus+ couvre l’ensemble des dépenses liées au déplacement (transport, hébergement, repas), selon des montants calculés en fonction :

• de la distance kilométrique ;
• de la durée du séjour ;
• du mode de transport, avec un complément possible pour les mobilités dites « douces » (train, notamment).

Démarches à effectuer :

• Avant le départ : prise de contact avec le service des relations internationales afin de compléter et signer le kit de mobilité Erasmus+ et de retirer l’attestation de présence à faire signer par l’établissement partenaire.
• Au retour : transmission de l’attestation de présence signée, complétion du formulaire Erasmus+ en ligne et remise de la fiche d’émargement des étudiant·es.
  Contact : international@ensad.fr

2 / Prise en charge par l’École (hors Erasmus+)

Lorsque le voyage ne permet pas d’inscrire la mobilité de l’enseignant·e dans le cadre d’Erasmus+ (absence de partenaire, configuration du projet), la prise en charge financière est assurée directement par l’École, sur son budget.

Dans ce cas, l’École prend en charge :

• les frais de transport aller-retour au départ de Paris (train ou avion, en seconde classe), réservés par l’École au meilleur tarif via l’agence titulaire du marché public ;
• les frais d’hébergement, réservés par l’École ;
• les frais de repas, sous forme de per diem, conformément aux barèmes en vigueur.

Il est impératif que la liste définitive des enseignant·es encadrant·es soit transmise au service des relations internationales et au service financier au plus tard un mois avant le départ, afin de permettre :

• l’établissement des ordres de mission (couverture assurantielle) ;
• l’organisation des réservations nécessaires.

Des frais connexes (entrées d’expositions, salons, visites professionnelles) peuvent également être pris en charge, à condition d’avoir été prévus dans le dossier de voyage et validés par la commission.

Contact : missions@ensad.fr

Pour le détail exhaustif des modalités de prise en charge et de défraiement, se référer en bas de page à la procédure « Voyage pédagogique – Procédure de prise en charge financière et de défraiement » .

• L’École soutient un seul voyage à l’étranger par cycle d’études, hors partenariats.
• L’aide prend la forme d’une allocation voyage
• Un·e étudiant·e ayant déjà bénéficié d’une bourse « École » ne peut pas en bénéficier une seconde fois.
• En cas de désistement, les frais engagés par l’École doivent être remboursés.

Avant le voyage : concevoir, déposer, faire valider

La préparation d’un voyage pédagogique commence en amont par la définition d’un projet pédagogique structuré, en cohérence avec les objectifs d’enseignement, la destination et la durée du séjour.

L’enseignant·e porteur·se du projet est responsable de la constitution et du dépôt du dossier auprès du Bureau des relations internationales, au plus tard 10 jours avant la date de la commission.

Le dossier doit impérativement comprendre :

• une fiche projet présentant le cadre pédagogique, les objectifs, le programme et les modalités d’encadrement ;
• une organisation logistique détaillée (transport, hébergement, déplacements sur place) accompagnée d’un budget prévisionnel et d’un coût par étudiant·e
• la liste nominative des étudiant·es pressenti·es (année, secteur, statut boursier) ;
• le document d’estimation budgétaire complété ;

la demande de mission de l’enseignant·e accompagnateur·rice.

Les dossiers incomplets, non conformes ou déposés hors délai ne sont pas examinés par la commission.

Une fois le projet validé, l’enseignant·e informe les étudiant·es concernés des modalités de participation, des conditions de prise en charge financière et des éventuels frais restant à leur charge.

Pendant le voyage : encadrement et responsabilité

Pendant toute la durée du déplacement, l’enseignant·e accompagnateur·rice assure l’encadrement pédagogique et administratif du groupe.

Il·elle veille notamment :

• au respect du programme validé par la commission ;
• à la présence effective des étudiant·es (émargement) ;
• au bon déroulement logistique du séjour, en lien avec les services de l’École le cas échéant ;
• au respect des règles de sécurité et des obligations liées aux ordres de mission.

Dans le cadre d’une mobilité Erasmus+, l’enseignant·e s’assure de la signature des documents requis par l’établissement partenaire (attestation de présence).

Après le voyage : clôture administrative et financière

À l’issue du voyage, l’enseignant·e transmet les éléments nécessaires à la clôture du dossier :

• l’attestation de présence et la fiche d’émargement des étudiant·es ;
• les documents requis par le service des relations internationales (notamment pour les mobilités Erasmus+) ;
• toute pièce demandée par le service financier pour le versement du solde de l’allocation voyage.

Le solde de l’aide financière est versé après le retour des étudiant·es, sous réserve de la transmission complète des justificatifs.

Voyages de janvier à mars

• Lancement appel à projets : mi-octobre
• Date limite : début novembre
• Commission : mi-novembre

Voyages d’avril à juin

• Lancement appel à projets : mi-février
• Date limite : début mars
• Commission : mi-mars
• Versement de 80 % de l’allocation : ≥ 15 jours avant le départ
• Solde : au retour, sur attestation de l’enseignant·e